Офіційний лист на англійській мові: як написати (приклади з перекладом)
- Як написати офіційний лист на англійській мові: структура ділового листа
- Правила написання офіційного листа англійською
- Види офіційних листів (зразки з перекладом) 3.1. Рекомендаційний лист англійською. Letter of recommendation або reference letter 3.2. Лист заява на англійській мові. Letter of application 3.3. Лист-скарга. Letter of complaint 3.4. Лист-привітання. Letter of congratulation 3.5. Лист-вибачення. Letter of apologize
- Поради для написання ділового листа англійською
- Корисні фрази та вирази для ділового листування
1.Як написати офіційний лист на англійській мові: структура ділового листа
Чим відрізняється офіційний лист від неофіційного? По перше, тим, що пишучи, наприклад, своєму другові, ви не сковані жодними формальностями та з основних правил, яких слід дотримуватись є лише типовий початок-привітання і закінчення. Все решта – політ вашої фантазії. Формальний лист на англійській мові має свої певні правила і стабільну структуру, якої слід дотримуватись. Попри те, що для таких листів є певний ряд вимог і правил, від яких краще не відходити, їх писати зовсім не складно, знаючи певні секрети та маючи достатній словниковий запас для грамотного висловлення думки. Якщо в загальному проаналізувати ділове листування англійською, можна простежити одну і ту ж структуру у всіх листах, або іншими словами, «базу». Лист повинен містити у собі певні блоки інформації:- Sender’s name and address – зліва, як правило, пишеться інформація про відправника (адреса та інші контакти, такі, як телефон, електронна пошта, факс);
- Recipient’s address – внизу справа розміщується адреса реципієнта;
- Date – дата відправлення;
- Salutation – звернення до отримувача «Dear…(ім’я)», або, якщо ім’я отримувача невідоме – «Dear Sir or Madam»;
- Main body – головна частина, в якій викладається суть звернення;
- Clothing – підсумок основної думки, побажання («I am looking forward to…», «Thank you, in adwance, for taking time to respond to my …»);
- Sender’s initials – ініціали відправника;
- Signature – підпис;
2.Правила написання офіційного листа англійською
Для того, щоб правильно скласти офіційний лист, потрібно знати про деякі тонкощі ділового етикету. Ось декілька порад, як правильно складати офіційного листа на англійській мові:
- Використовуйте відповідний формат привітання. Початок листа – перше враження про вас, тому важливо правильно його оформити. Пишіть свою адресу вгорі в правому кутку листа. А адресу отримувача нижче ліворуч. Якщо адресат відомий, переконайтесь, що ви не
припустились помилкиmake a mistakeпід час написання прізвища. Якщо ім’я отримувача невідоме, тоді використовуйте фразу «Dear Sir or Madam». Та пам’ятайте різницю між Ms. та Mrs. Перше звернення «міс» застосовується до незаміжньої жінки, в той час, як «місіс» - до заміжньої. (Якщо таких деталей вам не відомо, використовуйте «Ms.», воно є більш гнучким.) - Дотримуйтесь офіційного тону. Завжди проявляйте
повагуrespectдо адресата, навіть якщо ви пишете лист-скаргу. Ніколи не переходьте на особистості. В жодному разі не використовуйте сленгові вирази та скорочення I’m, didn’t, he’s, won’t, couldn’t. Все має бути без надмірної емоційності, як у листі-вибаченні так і у привітанні. - Застосовуйте модальні дієслова. Ввічливість – перший обов’язковий пункт, якого слід дотримуватись при написанні листів. Ніяких «you must» чи «I want». Краще використовуйте would/ could/ shell, це надасть тексту вашого листа офіційності. Наприклад, замість «Please, send me…» («Будь ласка, надішліть мені…») доречніше буде написати «I would appreciate if you could send me…» («Я був би вдячний, якщо ви змогли б надіслати мені…»).
- Дотримуйтесь структури. Як вже було згадано в першому розділі, лист має сталий вигляд. Переконайтесь, що при написанні, ви вказали всі вищезгадані пункти та дотримались структури.
- Зміст листа. Чітко викладайте свої думки. Лист повинен бути зрозумілим та коротким.
- Уважно перечитайте лист перед відправленням. Перевірте те, що ви написали, на наявність помилок. Краще знайти помилки самому і виправити їх, аніж щоб за вас це зробив адресат.
- Другий абзац повинен розкривати та доповнювати суть першого.
- В останньому абзаці вкажіть, яких дій чи результатів ви очікуєте від адресата. Наприклад: прохання повернути товар, що не підійшов, запит
додаткової інформаціїadditional information,запрошенняinvitationна ділове зібрання. - Використовуйте правильне закінчення. Якщо ім’я адресата вам відоме, закінчуйте листа словами «Yours sincerely». Якщо ви не знаєте, як звати отримувача, пишіть «Yours faithfully».
3.Види офіційних листів (зразки з перекладом)
Існують безліч типів офіційних листів, оскільки ділове листування багатогранне. Розрізняють такі види:
Letter of recommendation
Рекомендаційний лист
Letter of application
Лист заява
Letter of complaint
Лист-скарга
Letter of Congratulation
Лист-привітання
Letter of Recommendation
Рекомендаційний лист
Order Letter
Лист-доручення
Inquiry Letter
Лист-запит
Cover Letter
Супровідний лист
Enquiry Letter
Лист-запит
Refusal Letter
Лист-відмова
3.1. Рекомендаційний лист англійською. Letter of recommendation або reference letter
Коли ви подаєте заявку на нове місце роботи, часто роботодавці вимагають рекомендаційний лист на англійській мові. Іншими словами, це відгук керівництва з попередньої роботи, або начального закладу. Як правило, такий лист роботодавцю англійською повинен містити наступну інформацію:- термін роботи на попередній посаді/термін навчання;
- опис обов'язків, які ви виконували на попередній роботі;
- форма взаємовідносин з людиною, яка складає цей лист;
особисті рисиpersonal traitsтанавичкиskillsпрацівника, які сприяли продуктивній праці;- особисті враження про особу, яку рекомендують;
- причина звільнення з роботи.
| Рекомендаційний лист англійською | Переклад |
|
From: Ms Christina Lee Executive Manager CTA Corporation 3286 West State Street, Los Angeles, California To: Mrs Helen Smith Manager 0403 Bradly Street Los Angeles, California May 31, 2021 Dear Helen Smith, I am writing this letter to recommend Tom Stone as a Marketing Manager for your organization. Tom has been associated with our company for good 8 years. He started as a Manager Assistant and with his hard work he managed to get a promotion and become a manager of the department. Tom has been a hardworking and responsible employee towards his duties. He has undeniable leadership skills which help her to keep the team organized and subordinated. He always ready to help and to take new challenges. Tom has excellent communication skills. In addition, he is reliable and computer literate. He is flexible and willing to work on any project that is assigned to him. Tom would be a tremendous loss for our company, but he has my highest recommendation. If I can be of any further assistance, or provide you with further information, please do not hesitate to contact me. Yours Sincerely, Christina Lee |
Від: Міс Крістіна Лі Головний менеджер Корпорація СТА 3286 вулиця Вест Стейт, Лос-Анджелес, Каліфорнія Для: Місіс Хелен Сміт Менеджер 0403 вулиця Бредлі Лос-Анджелес, Каліфорнія 31 травня 2021року Шановна Хелен Сміт, Я пишу цей лист, щоб порекомендувати Тома Стоуна як менеджера з маркетингу для вашої організації. Том пов'язаний з нашою компанією вже 8 років. Він починав з посади помічника менеджера, і завдяки своїй наполегливій праці йому вдалося отримати підвищення і стати менеджером відділу. Том був працьовитим і відповідальним співробітником по відношенню до своїх обов'язків. Він має беззаперечні лідерські навички, які допомагають їй підтримувати команду організованою та підпорядкованою. Він завжди готовий допомогти та прийняти нові виклики. Том має відмінні навички спілкування. Крім того, він надійний та грамотний у роботі з комп’ютером. Він гнучкий та готовий працювати над буд-яким проектом, який йому доручають. Том буде величезною втратою для нашої компанії, але я дуже рекомендую його. Якщо я можу вам ще якимось чином допомогти або надати додаткову інформацію, будь ласка, не соромтеся зв’язатись зі мною. З повагою, Крістіна Лі |
he has been associated with our company for … years
він пов'язаний з нашою компанією … років
to get a promotion
отримати підвищення
responsible employee towards his duties
відповідальний щодо своїх обов’язків працівник
computer literate
добре володіє комп’ютером
a tremendous loss for the company
величезна втрата для компанії
Для отримання роботи мрії не достатньо лише рекомендаційного листа. Секрети написання успішного резюме читайте тут: https://nanoenglish.com/business/rezyume-cv-na-anglijskij-movi-priklad/
3.2. Лист заява на англійській мові. Letter of application
Заява на роботу на англійській мові часто подається разом з автобіографією, щоб роботодавець одразу ж бачив ваші переваги, аналізуючипопередній робочий досвід previous work experience. Складаючи лист на роботу на англійській мові, не забудьте вказати джерело, звідки ви дізнались про вакансію.
Лист заява на англійській мові з перекладом:
| Лист заява на роботу на англійській мові | Переклад |
|
From: Mr Andrew Stain 5638 Wall Street, Vancouver To: Chinese Language School 2090 Green Street Los Angeles, California June 02, 2021 Dear Sir or Madam, I am writing to apply for the post for the Chinese language teacher which I saw advertised in the May edition of the magazine CUB Jobs. Please find my enclosed curriculum vitae. I feel I have the required qualifications. I have Master`s degrees in Chinese and Pedagogy. I have also worked extensively with students in United Kingdom and China. Since my second degree is Pedagogy, I have an in-depth understanding of the way children behave. I have always been able to establish excellent working relationships with my students and their parents. I think my education and working experience would allow me to make a significant contribution to your organization. Thank you for taking time to review my application. I look forward to speaking more with you about my candidacy. Feel free to contact me any time. Yours Sincerely, Andrew Stain |
Від: Містер Ендрю Стейн 5638 Уолл Стріт, Ванкувер Для: Школа Шитайської Мови 2090 Ґрін Стріт Лос-Анджелес, Каліфорнія 31 червня 2021 року Шановний пан чи пані, Я пишу, щоб подати заявку на посаду викладача китайської мови, яку, як я бачив, рекламували у травневому виданні журналу CUB Jobs. Будь ласка, перегляньте мою біографію, яку я додаю. Я відчуваю, що маю необхідну кваліфікацію. Володію ступенем магістра з китайської мови та педагогіки. Я також багато працював з учнями у Великобританії та Китаї. Оскільки мій другий ступінь - педагогіка, я глибоко розумію поведінку дітей. Я завжди міг налагодити чудові робочі стосунки зі своїми учнями та їх батьками. Я думаю, що моя освіта та досвід роботи дозволять мені зробити вагомий внесок у вашу організацію. Дякую, що приділили час на розгляд моєї заяви. З нетерпінням чекаю, щб поговорити з вами більше щодо моєї кандидатури. Не соромтесь зв'язатись зі мною в будь-який час. З повагою, Ендрю Стейн |
Curriculum Vitae
автобіографія
establish excellent working relationships
налагодити відмінні робочі стосунки
to make a significant contribution
зробити вагомий внесок
3.3. Лист-скарга. Letter of complaint
Лист скарга англійською зазвичай відправляється тоді, коли покупка вас не задовольнила, коли вам продали товар неналежної якості чи обслуговування в готелі/ресторані не відповідало нормам.
Лист скарга на англійській мові приклад:
| Лист скарга на англійській мові | Переклад |
|
From: Mr Andrew Stain 5638 Wall Street, Vancouver To: PhotoWorld 2090 Green Street Los Angeles, California June 02, 2021 Dear Sir or Madam, I have been a loyal customer of your online shop for already 5 years and I always appreciated the excellent customer service and products you offer. Yet a recent unpleasant experience shook my belief in your ability to provide top service. I ordered a brand new version of expensive camera on your website on June 14. It was delivered by your delivery service with a delay. The packaging was undamaged so I signed the documents and paid. But when I unpacked, I realized that the camera was dirty, like it was in usage before I purchased it. Also the screen was slightly cracked on the edge. I don’t want this experience to ruin my positive impressions about your shop. I would like you to replace the item or give me a full refund. The copy of the receipt and photographs are attached. Please respond promptly. Yours Sincerely, Andrew Stain |
Вiд: Містер Ендрю Стейн 5638 Уолл Стріт, Ванкувер Для: PhotoWorld 2090 Ґрін Стріт Лос-Анджелес, Каліфорнія 31 червня 2021 року Шановний пан чи пані, Вже протягом 5 років я є постійним клієнтом вашого магазину, і я завжди цінував відмінне обслуговування та товари, які ви пропонуєте. Однак нещодавній неприємний досвід похитнув мою віру у вашу здатність надавати першокласний сервіс. 14 червня я замовив нову версію дорогої камери на вашому веб-сайті. Її доставила ваша служба доставки із затримкою. Упаковка була неушкодженою, тому я підписав документи і заплатив. Але коли я розпакував, то зрозумів, що камера була брудною, ніби хтось вже користувався нею до моєї покупки. До того ж екран був злегка тріснутим на краю. Я не хочу, щоб цей досвід зіпсував мої позитивні враження про ваш магазин. Я хотів би, щоб ви замінили товар або повернули мені повне відшкодування. Копія квитанції та фотографії додаються. Будь ласка, відреагуйте негайно. З повагою, Ендрю Стейн |
a loyal customer
лояльний клієнт
excellent customer service
відмінне обслуговування клієнтів
delivered with a delay
доставлено з затримкою
to replace the item
обміняти товар
full refund
повне відшкодування
3.4. Лист-привітання. Letter of Congratulation
Офіційний лист-привітання зазвичай пишуть колегам по роботі coworkers для того, щоб привітати у зв’язку зі святковою подією чи якимось особистим досягненням. Ось приклад такого листа:
|
Приклад листа-привітання англійською |
Переклад |
|
From: Ms Christina Lee Executive Manager CTA Corporation 3286 West State Street, Los Angeles, California To: Mrs Helen Smith Manager 0403 Bradly Street Los Angeles, California May 31, 2021 Dear Mrs Smith, It is immense pleasure to congratulate you on the successful completion of 15 years in the company. I know it is hard to achieve such things for anyone, but you managed to do it with your hard work, dedication and passion towards the job that enabled you. I wish that you keep achieve such milestones in future as well. You have been the inspiration for all the team. I wish you even more success in the future. I once again congratulate you on your achievements and as your colleagues we would like to give you a party in the evening in the office after the work day. We hope you will accept our small present to make this moment memorable for all of us. Sincerely, Christina Lee |
Від: Міс Крістіна Лі Головний менеджер Корпорація СТА 3286 вулиця Вест Стейт, Лос-Анджелес, Каліфорнія Для: Місіс Хелен Сміт Менеджер 0403 вулиця Бредлі Лос-Анджелес, Каліфорнія 31 травня 2021року Шановна Місіс Сміт, Надзвичайно приємно привітати вас з успішною роботою в компанії уже на протязі 15 років. Я знаю, для когось важко досягти такого результату, але вам це вдалося зробити завдяки своїй важкій праці, відданості та пристрасті до роботи, що дозволило досягти такої віхи. Я бажаю, щоб ви продовжували досягати таких етапів і надалі в майбутньому. Ви надихаєте всю команду. Я бажаю вам ще більше успіхів у майбутньому. Я ще раз вітаю вас з вашими досягненнями, і як ваші колеги ми хотіли б влаштувати вам вечірку ввечері в офісі після робочого дня. Ми сподіваємось, ви приймете наш маленький подарунок, щоб зробити цей момент незабутнім для всіх нас. З повагою, Крістіна Лі |
it is immense pleasure
це величезне задоволення
dedication
відданість
passion towards the job
пристрасть до роботи
to achieve the milestone
досягти етапу
inspiration for the team
натхнення для команди
to make this moment memorable for us
зробити цей момент незабутнім для нас
3.5. Лист-вибачення. Letter of Apologize
У листі-вибаченні, як правило, пояснюють причину допущеної помилки, певної дії чи бездіяльності. Наприклад, запізнення на роботу, пропущених зборів, довгу відповідь на лист, неможливості прийти на зустріч, здані з запізненням документи по роботі.
|
Приклад листа-вибачення англійською |
Переклад |
|
From: Ms Christina Lee Executive Manager CTA Corporation 3286 West State Street, Los Angeles, California To: Mrs Helen Smith Manager 0403 Bradly Street Los Angeles, California May 31, 2021 Dear Mrs Smith, I would like to sincerely apologize for my late coming to the meeting which took place on March 31. I understand this attitude of mine was deprived of professionalism. I can imagine that my absence and late coming can affect the decorum as well as it created the negative impression at the annual meeting. I feel really sorry but the reason is that the bus on which I was going to work broke down and it took time to change public transport. I hasten to inform that this situation will not happen again. Kindly accept my apology. Sincerely, Christina Lee |
Від: Міс Крістіна Лі Головний менеджер Корпорація СТА 3286 вулиця Вест Стейт, Лос-Анджелес, Каліфорнія Для: Місіс Хелен Сміт Менеджер 0403 вулиця Бредлі Лос-Анджелес, Каліфорнія 31 травня 2021року Шановна Місіс Сміт, Я хотіла би щиро вибачитися за своє запізнення на засідання, яке відбулося 31 березня. Я розумію, що таке ставлення з мого боку було позбавлене професіоналізму. Я можу уявити, що моя відсутність та пізній приїзд можуть вплинути на прихильність, а також створити негативне враження на щорічній зустрічі. Мені дуже шкода, але причина в тому, що автобус, на якому я їхала на роботу, поламався, і зміна громадського транспорту зайняла в мене час. Спішу повідомити, що така ситуація більше не повториться. Будь ласка, прийміть мої вибачення. З повагою, Крістіна Лі |
deprived of professionalism
позбавлений професіоналізму
I hasten to inform that…
спішу повідомити, що…
kindly accept my apology
будь ласка, прийміть мої вибачення
4. Поради для написання ділового листа англійською
- Сплануйте лист перед його написанням. Якщо ви пишете діловий лист англійською мовою, це безсумнівно займає більше часу, ніж українською. Тому перед початком знайдіть відповідні актуальні фрази, які ви зможете використати у своєму листі; випишіть головні пункти, які потрібно висвітлити та упорядкуйте їх у логічні абзаци.
- Вказуйте ціль листа. Оскільки діловий лист на англійській мові може бути написаний на широкий спектр тем, чітко донесіть мету свого звернення у першому абзаці листа – чи це скарга, запит, чи заява. Якщо це електронний лист, обов’язково вказуйте тему, наприклад «звіт за 2020 рік» чи «запрошення на конференцію».
- Дотримуйтесь лаконічності. Ділове листування характеризується чіткістю та цілеспрямованістю. Тут не потрібно надмірної пишномовності.
- Уникайте двозначних слів. Використовуйте відповідну лексику, щоб уникнути
непорозуміньmisunderstandings. - Дотримуйтесь структури. Уникайте подвійних пробілів, лишніх розділових знаків. Старайтесь поділити лист на чіткі абзаци.
- Звертайте увагу на візуальний аспект. Перегляньте, чи є ваш лист читабельним. Не забудьте поставити подвійний інтервал на початку, перед привітанням, та в кінці листа, перед своїм
підписомsignature.
Про основні правила Formal English читайте тут: https://nanoenglish.com/teaching/tayemnitsi-formal-english/.
5. Корисні фрази та вирази для ділового листування
Для того, щоб вдало написати бізнес лист на англійській мові, зверніть увагу на наступні фрази та вирази:
| Початок ділового листа | |
| I am writing in response to your advertisement in … | Я пишу у відповідь на вашу рекламу у… |
| Thank you for your letter of [date] offering me the post of… | Дякую за ваш лист від [дата], в якому мені пропонується посада… |
| I was delighted to hear that… | Мені було приємно почути, що ... |
| I was sorry to hear that… | Мені було шкода почути, що ... |
| It was so kind of you to write/invite/send … | Це було так люб’язно з вашого боку написати / запросити / надіслати ... |
| I am writing to tell you that… | Я пишу вам, щоб сказати, що ... |
| I am writing to complain about… | I am writing to express my strong dissatisfaction with… |
| Я пишу, щоб висловити своє сильне невдоволення щодо… | I am writing in connection with… |
| I am writing in connection with… | Я пишу у зв’язку з… |
| I am afraid that… | Я боюсь, що … |
| In response to your request for… | У відповідь на ваш запит на… |
| I am writing to apply for the post of… | Я пишу, щоб подати заявку на посаду… |
| I am writing to provide the information you have requested. | Я пишу, щоб надати інформацію, яку ви запитували. |
| I am very grateful to you for letting me know… | Я дуже вдячний вам за те, що повідомили мене ... |
| I am writing to apologize… | Я пишу, щоб вибачитися ... |
| Please accept my apology for… | Прийміть мої вибачення за… |
| I am delighted to announce that … | Я радий повідомити, що ... |
| I am sorry to inform you that… | Мені шкода повідомити вас, що ... |
| I am very grateful to you for offering… | Я дуже вдячний вам за пропозицію ... |
| Закінчення ділового листа | |
| I look forward to your reply. | Чекаю на вашу відповідь. |
| I look forward to hearing from you. | Я з нетерпінням чекаю відповіді від вас. |
| I look forward to seeing you. | Я з нетерпінням чекаю зустрічі з вами. |
| Should you need any further information, feel free to contact me. | Якщо вам потрібна додаткова інформація, не соромтеся зв’язуватися зі мною. |
| I look forward to our meeting on the 10th of June. | Я з нетерпінням чекаю нашої зустрічі 10 червня. |
| I would appreciate your immediate attention to this matter. | Буду вдячний Вашій безпосередній увазі до цього питання. |
| Thanks for your extremely helpful attention to this matter. | Дякую за вашу надзвичайно корисну увагу до цього питання. |
| Please contact us again if we can help in any way. | Будь ласка, зв’яжіться з нами ще раз, якщо ми можемо якось допомогти. |
| Please do not hesitate to contact me on the above number if you should require further information. | Будь ласка, не соромтеся зв’язуватися зі мною за вказаним вище номером, якщо вам знадобиться додаткова інформація. |
| Please contact us again if there are any problems. | Будь ласка, зв’яжіться з нами ще раз, якщо виникнуть проблеми. |
| Please contact us again if you have any questions. | Будь ласка, зв'яжіться з нами ще раз, якщо у вас виникнуть запитання. |
| We thank you and hope to receive the answer from you soon. | Ми дякуємо вам і сподіваємось отримати відповідь від вас найближчим часом. |
| I am looking forward to getting your input on this issue. | Я з нетерпінням чекаю на вашу думку щодо цього питання. |
| Thank you for your patience and cooperation. | Дякую за терпіння та співпрацю. |
| Корисні вислови | |
| I wish to draw your attention to the… | Я хочу звернути вашу увагу на ... |
| I wish to inform you that… | Я хочу повідомити вам, що ... |
| Please note that… | Будь ласка, зверніть увагу, що… |
| It would be helpful if you could send us… | Було б корисно, якщо б ви могли надіслати нам… |
| In addition, I would like to receive… | Крім того, я хотів би отримати… |
| Further to/In addition to… | На додаток до… |
| In case of need… | У разі потреби… |
| Please let me know what action you propose to take. | Будь ласка, дайте мені знати, яких заходів ви пропонуєте вжити. |
| I would like to confirm the main points we discussed on Tuesday. | Я хотів би підтвердити основні моменти, які ми обговорювали у вівторок. |
| Please note that the product we ordered on [date] has not yet arrived. | Зверніть увагу, що товар, який ми замовили [дата], ще не надійшов. |
| In view of the fact that… | З огляду на той факт, що … |
| Would you be so kind and… | Чи не були б ви такі люб’язні, та … |
| I would be most grateful if you would… | Буду дуже вдячний, якщо ви ... |
| I would appreciate if you could… | Буду вдячний, якщо б ви могли ... |
| In view of the fact that… | З огляду на те, що… |
| In case of need… | У разі необхідності… |
| I would like to clarify… | Я хотів би уточнити… |
| As you may know… | Як ви можете знати ... |
| Under present circumstances… | За нинішніх обставин ... |
| I would like to offer my congratulations on… | Я хотів би привітати з… |
| I am sorry to say this but… | Мені шкода це казати, але ... |
| I kindly ask you to… | Прошу вас… |
| I have a complaint to make. | Я хочу подати скаргу. |
| Please accept my sincere gratitude. | Прийміть мою щиру подяку. |
| In order to resolve this matter, I suggest that… | Для вирішення цього питання я пропоную ... |
